O BI na medida certa
Cada vez mais, as empresas necessitam, em tempo real, da informação para basear suas decisões. A noção de informação como um elemento estratégico para toda e qualquer companhia tem tido mais reconhecimento a cada dia. Assim, o valor estratégico da informação tem levado os gerentes mais experientes a implementarem sistemas de BI e incorporá-los aos projetos-chaves das companhias para a otimização de seus negócios e para trazer benefícios aos processos de produção.
De uma forma abreviada, o BI se resume como sendo os mecanismos que fazem chegar a informação certa, às pessoas certas e na hora certa.
Para reforçar a idéia que o BI é cada vez mais indispensável dentro das empresas, permitam-me lançar mão de um exemplo do nosso dia-a-dia. A maioria das pessoas no mundo todo são apaixonadas por automóveis. Temos modelos, marcas e preços dos mais variados. Todos possuem algo em comum, que é vital a meu ver em termos de segurança e direção:
Os espelhos retrovisores.
Vocês já tentaram dirigir alguma vez sem algum deles? Isto pode ser uma verdadeira aventura, e é claro um perigo para os outros motoristas.
- Nossos movimentos tornam-se lentos
- Ficamos preocupados a todo o momento com os outros carros a nossa volta
- Ficamos confusos e indecisos
Trazendo este exemplo para o mundo dos negócios, não é muito diferente. Um BI pode ser tão importante na sua empresa como os espelhos retrovisores do seu carro, e seguramente, podemos compará-lo aos indicadores de performance que fazem parte desta solução.
Um piloto de Fórmula-1 precisa estar atento ao que acontece à sua volta, e sempre de olho no espelho retrovisor e no restante dos equipamentos, para não ser ultrapassado por seus concorrentes. Da mesma forma que um executivo precisa de métricas e unidades de medida para basear suas decisões. Sem esses recursos seus movimentos também se tornam lentos na tomada de decisão, e mais cedo ou mais tarde verá seu concorrente ultrapassá-lo.
Desmistificando o BI
O mercado de Inteligência Competitiva conta hoje com uma variedade muito grande de produtos e fornecedores. As características de cada solução vão depender da necessidade de cada empresa. Por isso é muito importante saber avaliar cada uma delas e o que se propõe.
Existem também alguns conceitos sobre BI que ainda são mal interpretados ou não considerados por muitos executivos, e que eu gostaria de estar abordando neste momento:
BI é sempre aplicável
O conceito de BI é válido para qualquer organização, embora seus benefícios sejam mais facilmente assimilados pelas grandes empresas. Todas precisam ser geridas, necessitam de indicadores de desempenho e informação para basear as decisões.
BI é um ciclo contínuo
Um BI deve ser um ciclo contínuo de melhoria. É um erro pensar que um BI termina com sua implantação. Será preciso formar um time com conhecimento interno, capaz de coletar, filtrar e organizar as fontes de dados de forma equilibrada, e promover sempre uma melhoria na apresentação das informações.
Cultura atrapalha a implementação
Existem muitas empresas que resistem às mudanças e justificam a fuga do investimento em BI por questões de dimensão:
- Volume de negócios
- Número de empregados
- Número de clientes
- Quantidade de produtos no mercado
- Exigências regulamentares
- Dependência dos processos arcaicos
- Receio de trabalhar de forma aberta e pró-ativa
Lamentavelmente, algumas empresas que já investiram somas consideráveis em seus projetos de Business Intelligence permanecem utilizando seus benefícios puramente no âmbito tático e operacional, deixando de conectá-los ao planejamento estratégico da empresa.
Levantamento dos Dados
O profissional responsável pelo levantamento inicial dos dados necessita da colaboração das áreas de negócio, para que todos tenham uma participação efetiva e um maior comprometimento na hora de repassar as informações. Se verdades forem omitidas ou transmitidas equivocadamente, o resultado final poderá ser desastroso, e talvez o BI tenha de ser refeito futuramente, pois não atenderá as necessidades previstas inicialmente.
O BI deve adaptar-se à Infra-Estrutura e não ser intrusivo
A eficiência do BI depende fundamentalmente de uma infra-estrutura padronizada e consolidada dos sistemas de informação. Porém deverá adaptar-se ao ambiente operacional já existente e não ser intrusivo, de forma a rentabilizar ao máximo os ativos de informação já existentes.
O ambiente tecnológico é definido em função das políticas de infra-estrutura das organizações, e não em função das ferramentas de BI, pois só assim se consegue uma solução com performance ao mais baixo custo.
O problema do curto prazo
Atualmente existe uma cultura de ansiedade por todo o país. Muitas empresas adotaram uma política de implantação rápida de sistemas de informação. E parece que a tendência em investir em projetos de curto prazo está se tornando cada vez mais comum. Sabemos que em parte a cautela se justifica. Após a ressaca dos investimentos em grandes projetos de ERP na década de 90, poucas empresas estão dispostas a movimentos mais ousados. Muitas vezes os próprios CIOs preferem uma administração mais conservadora, do que arriscarem-se em projetos que exijam mais fôlego e caixa para alguns anos. Porém a implementação dos sistemas de ERP tem sido um dos principais impulsionadores de demandas por BI. As empresas estão percebendo que mesmo após investir alto em ERP, continuam sem as informações estratégicas que precisam, contando apenas com informações isoladas dentro da empresa.
Por onde começar um BI?
Em toda companhia há um "conjunto de dados mestres", que são tidos com os mais importantes para o negócio. Contudo, a proliferação de aplicações corporativas e a abordagem de desenvolvimento isolado de sistemas de informação fazem com que ocorra uma fragmentação desses dados mestres. Como conseqüência, o acesso aos dados torna-se lento e de difícil entendimento. Geralmente começamos um BI, pelos sistemas mais expressivos e críticos da empresa, por exemplo: Sistemas de Planejamento Orçamentário, por que muitas empresas ainda realizam o planejamento com base em planilhas Excel. Outra sugestão é começar pela área de vendas, marketing e finanças que costumam serem os patrocinadores mais fortes das iniciativas de BI.
Definição dos objetivos do negócio
Não basta querer que uma solução de BI seja implementada com sucesso, é preciso formular algumas questões iniciais voltadas aos objetivos do negócio da empresa e ao que se propõe do tipo:
- O que se pretende alcançar com a solução?
- O resultado final está alinhado ao negócio da empresa?
- Quais os fatores de risco do investimento?
- Quais os pontos fortes e fracos?
- Qual a tecnologia necessária?
Alinhamento ao Planejamento Estratégico
Estudos recentes indicam que há um crescente distanciamento entre a visão estratégica de executivos e o restante da organização. A estratégia corporativa é, quase sempre, mal repassada enquanto percorre o caminho vertical da organização. As soluções de BI tendem a eliminar este GAP, criando uma mensagem estratégica comum, alinhando à estratégia geral da companhia.
É preciso entender que Business Intelligence é um projeto de negócios e por isso deve estar alinhado à estratégia global da corporação. O Planejamento Estratégico Corporativo precisa também estar alinhado ao Planejamento Estratégico da Informação (PEI). Seu desenvolvimento requer o emprego de uma metodologia flexível para que possa suportar possíveis mudanças de rumo ou correções, sem perder seu foco principal.
Também é necessário que seja conduzido por um "Sponsor" ou Patrocinador. Ele deve ser um profissional com passe livre em toda a empresa, inclusive na alta gerência, e que saiba tudo o que ocorre dentro da corporação. Sua visão deve ser clara do negócio, e saber traduzir isto para o pessoal da área de informática.
Disseminação do BI na empresa
Business Intelligence só faz sentido se os profissionais que irão trabalhar diretamente com os dados souberem tirarem todo o proveito da solução, e não apenas para resolver questões pontuais.
É fundamental que as áreas usuárias participem do projeto desde a fase de planejamento até a implementação efetiva das soluções.
Também é preciso saber escolher o gestor do projeto, bem como formar a equipe que irá trabalhar diretamente na implementação, a qual deve ser formada por profissionais que tenham a visão de negócio.
Os usuários finais também precisam ser treinados e capacitados para saberem lidar com as novas ferramentas. Eles devem deixar de serem meros preparadores de dados, para serem analistas das informações. Precisam saber analisar os dados no contexto da companhia e com isso, passam a obter seus benefícios imediatamente. Somente assim o usuário perceberá a importância do BI, e com isso passará a cooperar com a própria manutenção e qualidade dos dados.
E ainda :
- Obter um consenso em relação à solução que o BI se propõe a atingir
- Identificar e alinhar as iniciativas ao modelo existente
- Realizar revisões periódicas e sistemáticas
- Obter feedback para aprofundar o conhecimento e aperfeiçoar a solução
Para finalizar, devemos reconhecer que a implementação de um BI, bem como o estabelecimento de metas e métricas, pode ser uma experiência desafiadora para uma empresa, mas certamente será um apoio inestimável para aquelas que buscam alavancar seus negócios e tornarem-se mais competitivas.
Abraços a todos e até a próxima
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