Características do GED
Características do GED
Pesquisa / Recuperação
A possibilidade de pesquisar dentro de documentos eletrônicos faz com que as informações estejam acessíveis a seus colaboradores. Pesquise documentos por conteúdo, data de criação, pesquisa concatenada, booleana, navegação, entre muitos outras possibilidades. Se seu documento estiver dentro de um sistema EDMS, ele com certeza será encontrado!
Com o software da Docs Ti Brasil é possível:
• Pesquisar por conteúdo do próprio documento, sem haver a necessidade de inserir palavras chave no mesmo;
• Fazer pesquisas Booleanas e complexas para diversos tipos palavras e frases;
• Pesquisar por aproximação de letras de forma configurável;
• Pesquisar seus documentos por meio de uma estrutura de pastas, semelhante ao Windows Explorer;
• Usar pesquisa avançada e concatenada totalmente personalizável.
Localização
Onde todos os documentos estão armazenados? As pessoas irão acessar estes documentos? Deslocamento físico até os arquivos de metal de sua empresa são completamente diferentes do acesso aos documentos na tela do computador.
Arquivamento
Como os documentos serão arquivados? Quais métodos serão utilizados para organizar e indexar os documentos para a pesquisa? Geralmente programas EDMS utilizam um banco de dados para armazenar dados sobre armazenamento.
Segurança
A segurança dos documentos é vital para todo tipo de empresa. Com o EDMS você tem a garantia de que seus documentos estão seguros em um ambiente protegido e encriptado. O usuário sempre estará trabalhando com uma cópia do documento e não com o original, o que torna o documento inalterável. Além disso, possui um módulo de auditoria e controle que registra todas as atividades dos usuários sobre seus documentos.
Período de Retenção
Por quanto tempo os documentos devem ser mantidos? As organizações desejam que seus documentos sejam expurgados automaticamente de acordo com um período pré-estabelecido. Desta forma, optam por um sistema habilitado para Records Management.
Armazenamento
Os documentos poderão ser preservados após o expurgo por meio de backup ou arquivamento em mídias digitais, tais como DVD ou Blu-Ray.
Distribuição
A distribuição da informação pode ser feita por meio de CD ou DVD com o conteúdo selecionado no momento da exportação para o arquivo. Desta forma, você poderá ter mídias totalmente pesquisáveis da mesma maneira que acessa seus documentos em seu aplicativo EDMS.
Workflow
Os documentos precisam passar de uma pessoa para outra. O Workflow permite que isto seja feito de forma automática, reduzindo problemas de comunicação e aumentando a produtividade.
Acesso Online
Seus documentos podem ficar totalmente disponíveis em um ambiente Web com encriptação segura de 128-bits, tornando-os disponíveis a qualquer momento e de qualquer lugar.
